Diferencias entre sistemas de gestión documental

¿Qué diferencia hay entre un sistema de correspondencia, un sistema de expediente electrónico y una plataforma de colaboración – ECM?

Es una de las preguntas que se realizan los expertos en tecnología y profesionales en archivística que les encargan la adquisición de un producto tecnológico para la gestión documental de su organización.

La primera imagen que se viene a la mente, podría suponer que se trata de una misma solución tecnológica y quizás pueda que lo sea, pero todo depende del fabricante de esta tecnología.

Ahora bien, definamos brevemente en el siguiente cuadro el alcance funcional de cada una:

Producto

Alcance Alcance legal Alcance técnico

Nuestro producto

Sistema de correspondencia y PQRD

Sistema que se utiliza para el registro de la correspondencia FÍSICA y DIGITAL que ingresa y se envía a la organización por los canales.

Principales características:

– Identificación con numero único a cada radicado

– Trazabilidad en las operaciones asociadas a los radicados

– Comunicados internos electrónicos 100%

– Reportes en tiempo real del cumplimiento de atención de radicados

Concebimos un solo sistema para la gestión y tramite de la correspondencia y PQRD, esta última con una lógica más compleja, pero aun así recomendamos tener UN solo sistema para la gestión de toda la correspondencia.

– Acuerdo 060 de 2001

– Ley 1437 de 2011.

– Ley 1712 DE 2014

– Directiva Presidencial 04 de 2012.

No aplica. POXTA

Sistema de Expediente Electrónico

Un sistema que crea expedientes electrónicos a partir de las TRD, para el almacenamiento con un numérico único para cada documento.

Principales características:

– Parametrización y administración de TRD

– Gestión de expedientes híbridos (físicos y electrónicos)

– Transferencias documentales hibridas

– Niveles de seguridad del Expedientes electrónico

– Histórico y registro de operaciones

– Índice electrónico

– Decreto 2906 de 2012.

– Guía N° 4 de Expediente electrónico

– Ley 1437 de 2011

– ISO 15489-2

– MoReq

– ISO 16175-2

MEMEX

Plataforma de colaboración ECM

Una plataforma de colaboración se caracteriza por su robustez para proveer múltiples servicios de manera transversal a la organización, para la gestión de contenido, documentos e información.

Principales características:

– Son ECM (Gestor de contenido empresarial)

– Permite desarrollar flujos de trabajo

– Dispone de servicios para otras aplicaciones

– Crecimiento horizontal y vertical

– Guía de Gobierno en Línea

– Ley 1712 de 2014

– Decreto 103 de 2015

– ISO 16175-2 MICROSOFT SharePoint

 

Podríamos escribir un articulo extenso para explicar el alcance de cada uno, pero lo que esperamos que con este breve cuadro se establezca fácilmente el alcance de cada uno de los sistemas y plataformas.

Ahora bien, lo recomendable es adquirir una plataforma ECM que provea productos desarrollados sobre la misma, de forma que garantice una experiencia única de sistema para el usuario, coherencia de datos, y enmarcada en una arquitectura empresarial que optimice la inversión en hardware y software realizada por las empresas.

Si quiere conocer mas acerca de nuestros productos escribanos o al teléfono (1)4271288 / 3155164196

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