Atención integral de solicitudes

Colombia Compra Eficiente

Colombia Compra Eficiente con el propósito claro de continuar dando respuesta oportuna a los ciudadanos sobre los procesos de contratación del estado y buscando mejorar sus sistemas de información utilizando las tecnologías existentes, implemento POXTA, Sistema de Gestión de Correspondencia, producto diseñado por IO INNOVATION PLACE, el cual facilita la gestión de todas la comunicaciones oficiales de la entidad: Comunicados de entrada y de Salida, Comunicados internos (memorandos) y PQRS atención al ciudadano.

Para Colombia Compra Eficiente el continuo mejoramiento en sus procesos y en especial en aquellos que involucren a los ciudadanos, representan un alto nivel de compromiso, originando así la necesidad de buscar una solución que les permitiera gestionar de manera integrada las solicitudes de los ciudadanos, garantizando diferentes medios de recepción como son: verbal presencial, electrónica, física y telefónica, e igualmente dar cumplimiento en aspectos legales y tratamiento de documentos electrónicos dados por organismos de control.

Dentro del proceso de búsqueda, se tuvieron varias alternativas y considerando una visión de largo plazo y una inversión previa hecha por la entidad se eligió a POXTA, producto basado en SharePoint Server, como solución a dicha necesidad, gracias entre otras variables a su arquitectura de servicios, que permite construir aplicaciones de manera rápida y escalonada, generando proyectos basados en una única plataforma.

Con la apropiación de la solución, se evidencian avances importes en el tratamiento de las PQRS considerando principalmente los siguientes beneficios:

  • Permite la recepción de las solicitudes por varios medios, logrando dar accesibilidad a los ciudadanos.
  • Brinda una administración integrada de los radicados y la gestión documental que se debe incorporar a los expedientes
  • Gracias a la integración de SharePoint Server con Microsoft Office, el uso de plantillas facilita la generación de las respuestas y mantiene centralizados todos los documentos involucrados en el proceso de atención al ciudadano.
  • Ministerio de Relaciones Exteriores
  • Incoder
  • Colombia Compra Eficiente
  • Findeter
  • Invias
  • Institución Universitaria de Envigado
La gestión de información, involucra tres aspectos básicos: los documentos, los procesos y el contenido electrónico (portales), así es que no debemos considerar tratarlos de manera separada, viva un ecosistema integrado con el poder de los ECM. (Enterprise Content Management)

Charles Moreno Hernandez
Director ejecutivo IO Innovación Place