Preservando la memoria

Gestión de documentos electrónicos y archivo

"El área de gestión documental es la encargada del manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final, con el fin de brindar y facilitar a los usuarios el acceso de manera segura a la información, razón por la cual es necesario implementar una solución tecnológica que integre las políticas de retención documental, expedientes electrónicos, trámites documentales y gestión de préstamos documentales."

Disponibilidad y acceso seguro a los expedientes electrónicos

Las entidades buscan optimizar el tiempo mediante consultas efectivas. Es por ello que necesitan contar con una solución tecnológica de expedientes electrónicos que garanticen la disponibilidad de la información y el acceso seguro, mediante usuarios y perfiles a través de MEMEX, las entidades cuentan con un expediente electrónico que no solo responde a los requerimientos de ley sino con una herramienta muy dinámica que permite generar un ecosistema altamente integrado.


Armonización de archivos físicos y electrónicos

Las entidades aún requieren del soporte papel, si bien es cierto se han venido presentando avances respecto a la implementación de sistemas electrónicos, la solución tecnológica permite administrar y facilitar la ubicación de los archivos físicos y electrónicos, MEMEX facilita el manejo de expedientes Híbridos de manera fácil y efectiva.


Cumplimiento normativo Archivo General de la Nación ( AGN) Y Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones en Colombia (MINTIC)

El área de gestión documental es el regulador de dar cumplimiento a la normatividad archivística y tecnológica, razón por la cual el sistema permite dar cumplimiento de manera clara y precisa, facilitando la generación de índice electrónico, empaquetamiento electrónico de expediente (XLM), proporcionando a los entes de control la información de forma rápida y satisfactoria, el diseño técnico-funcional de MEMEX permitió que la herramienta hoy estuviera dando cumplimiento a las normativas dadas por entes de control del estado.


La gestión de información, involucra tres aspectos básicos: los documentos, los procesos y el contenido electrónico (portales), así es que no debemos considerar tratarlos de manera separada, viva un ecosistema integrado con el poder de los ECM. (Enterprise Content Management)

Charles Moreno Hernandez
Director ejecutivo IO Innovación Place


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