El placer de servir

Gestión integrada de correspondencia

"La gestión de comunicaciones oficiales en muchas entidades presenta dificultades en cuanto al control de la correspondencia en los diferentes estados de su trámite. Razón por la cual se debe implementar una solución que integre, facilite y agilice las actividades en trámite de los comunicados internos y externos, administrar las tareas electrónicamente, trazabilidad, entrega oportuna de respuestas e identificación de usuarios encargados. De manera que su resultado sea la optimización y mejoramiento del servicio de la gestión de correspondencia, POXTA y MEMEX forman un ecosistema integrado entre tramite y Gestión documental."

Ahorro de papel

La administración electrónica de correspondencia permite reducir el consumo de papel, mediante estrategias que permitan crear el almacenamiento de archivo en soportes electrónicos, minimizar la impresión de comunicados internos por medio de plantillas, obteniendo la trazabilidad de la solicitud y del documento, POXTA presenta un escenario para la desmaterialización de los memorandos, logrando gran eficiencia un su gestión y ahorro en el consumo de papel.


Atención oportuna de solicitudes

En las entidades como parte de las responsabilidades administrativas esta en dar respuesta a las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS) presentadas por los clientes o ciudadanos, para lograr ese objetivo es necesario contar con un sistema que permita recibir los documentos e internamente darles trámite, adicional generar reportes que midan la gestión interna de los (PQRS) y alertas que faciliten la asignación de prioridades a las solicitudes, con el fin de mejorar la satisfacción frente a los servicios brindados, POXTA cuenta con el modulo integrado de PQRS, generado así un solo entorno documental y de tramite.


Reducir el flujo de documentos físicos

La administración de documentos físicos en correspondencia genera riesgo frente al hacinamiento, divulgación y pérdida de información, una solución es ofrecer modelos de custodia de documentos físicos (CENTRO ADMINISTRACION DOCUMENTAL) integrados con el sistema de tal manera que los usuarios tengan la facilidad de realizar consultas, POXTA brinda la posibilidad de implementar el modelo de Centro de Administración Documental (CAD), logrando así reducir el flujo de documentos físicos.


La gestión de información, involucra tres aspectos básicos: los documentos, los procesos y el contenido electrónico (portales), así es que no debemos considerar tratarlos de manera separada, viva un ecosistema integrado con el poder de los ECM. (Enterprise Content Management)

Charles Moreno Hernandez
Director ejecutivo IO Innovación Place


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