Tramite y Gestión Documental un solo universo

INSTITUCION UNIVERSITARIA DE ENVIGADO

La INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO, cada vez mas relevante dentro del panorama de educación superior en Antioquia, y dada su cercanía a Medellín continua creciendo tanto en sus programas de formación como en el numero de estudiantes que ingresan cada año. Una de las premisas ha sido siempre mantener un gobierno de transparencia en su administración, es así como ha acogido la Ley 1712 de Transparencia y ha implementado los instrumentos para garantizar dicho compromiso, como uno de los resultados se implemento el Sistema de Gestión Documental y tramites POXTA, logrando la atención integral de solicitudes y en especial de las PQRS, brindando así herramientas para facilitar la comunicación a estudiantes y ciudadanos.

La INSTITUCION UNIVERSITARIA DE ENVIGAGO dentro del marco de transparencia y eficiencia administrativa, busco mejorar sus instrumentos de contacto con estudiantes, ciudadanos, empresas e instituciones, para ello plantearon al necesidad de implementar un sistema de gestión de solicitudes que abordara de manera integral los trámites y la Gestión Documental, dado que el mercado muchas soluciones se especializan solo en Tramite y otras en Gestión Documental y la realidad es que deben convivir de manera clara y efectiva, dado que una radicación puede se parte de una expediente electrónica y este a su vez ser parte de las políticas de Tabla de Retención Documental.

De acuerdo al tamaño de desafío así son las soluciones, se encontró que se debía contar con una plataforma de Gestión de Contenido Empresarial (ECM sus siglas en Ingles) , dado que debía poseer motor de flujos de trabajo y a su vez capacidades para el manejo de documentos electrónicos, es así como se escogió a SharePoint Server, plataforma con que además cuenta la INSTITUCION UNIVERSITARIA DE ENVIGADO, gracias a su acuerdo de CAMPUS AGREEMENT con Microsoft, y se implementó la solución integral de POXTA-MEMEX, el cual le brinda la gestión de todas sus comunicaciones oficiales y el gestor documental para sus expedientes electrónicos.

De la experiencia en la implementación del proyecto, a continuación los hallazgos positivos mas relevantes:

  • Gestión integrada de las solicitudes, consiguiendo armonizar los tramites y la Gestión Documental en un solo escenario.
  • Mejora en la trazabilidad la todas las comunicaciones de la entidad, logrando así tener información exacta en la gestión de los tramite.
  • Aprovechamiento de inversiones hechas en tecnología, dado la base instalada de SharePoint Server.
  • Tiempo corto de implementación , ( 8 semanas).
  • Ministerio de Relaciones Exteriores
  • Incoder
  • Colombia Compra Eficiente
  • Findeter
  • Invias
  • Institución Universitaria de Envigado
La gestión de información, involucra tres aspectos básicos: los documentos, los procesos y el contenido electrónico (portales), así es que no debemos considerar tratarlos de manera separada, viva un ecosistema integrado con el poder de los ECM. (Enterprise Content Management)

Charles Moreno Hernandez
Director ejecutivo IO Innovación Place