MEMEX es un producto desarrollado en SharePoint* que permite la administración de expedientes electrónicos y la gestión de archivos.

MEMEX centraliza los documentos que se producen a diario en las organizaciones, asegurando la gestión, integridad, disponibilidad, control y perdurabilidad de la misma. Una de las características de este producto son los metadatos dinámicos, que permiten su asociación a expedientes electrónicos y tipos documentales; otro atributo es la gestión de archivos, que armoniza los expedientes electrónicos y físicos en el sistema, y además efectúa las transferencias documentales.

  • Los expediente electrónicos son creados de acuerdo a las TRD de cada organización, por esta razón MEMEX automatiza el proceso de transferencia y eliminación documental.
  • MEMEX permite la creación de metadatos personalizados, y los asocia de manera ágil al expediente o al tipo documental (no requiere desarrollo).
  • Armoniza expedientes físicos y electrónicos a través de funcionalidades, que permiten controlar su ubicación para ambos tipos.
  • MEMEX genera Hash a cada documento incluido en el expediente, para garantizar su integridad.
  • Los expedientes electrónicos pueden ser exportados en una estructura GEL-XML, lo cual permite que su información se comparta en diferentes sistemas.
  • En MEMEX los expedientes generan índices electrónicos para cumplir con los estándares de Gobierno en Línea.
  • MEMEX cuenta con una capa de interoperabilidad que almacena y consulta documentos, crea y busca expedientes provenientes de otros sistemas de información.
  • MEMEX dispone de un componente de migración que automatiza procesos de carga de imágenes y metadatos de documentos digitalizados.
  • MEMEX crea un ecosistema donde los usuarios gestionan, en mayor medida, documentos 100% electrónicos, lo cual evita el consumo inapropiado de papel.
  • Decreto N° 2609 de 2012. Menciona las generalidades de los sistemas de gestión documental, y detalla temas relacionados con la gestión de documentos electrónicos de archivo.
  • Guía N° 4. Expediente electrónico: Guía publicada por Gobierno en Línea, en la cual establece las características del expediente electrónico.
  • Acuerdo N° 003 de 2015. Ordena lineamientos para la gestión de los documentos electrónicos en las organizaciones.
  • ISO 16175-2. Constituye principios y requisitos funcionales, para documentos en entornos de oficina electrónica y sus sistemas de gestión de registros digitales.

  • Ministerio de Relaciones Exteriores
  • Incoder
  • Colombia Compra Eficiente
  • Findeter
  • Invias
  • Institución Universitaria de Envigado
*SharePoint: Es la plataforma de ECM (Enterprise Content Management) de Microsoft para la gestión de documentos y colaboración empresarial. Según Gartner, una de las organizaciones más importantes en la investigación de tecnología de información en el mundo, ubica a SharePoint en el ECM Magic Quadrant, en la sección de líderes del mercado.