Gobierno de la información

Ministerio de Relaciones Exteriores

Gracias a la política de eficiencia administrativa y la voluntad de sus funcionarios a desarrollar proyectos que contribuyan de manera clara a mejorar la entrega de información y documentos, la oficina de tecnologías de información y el área de Gestión de Archivo, lograron a través del software de Gestión de Expedientes electrónicos y Archivos – MEMEX - disponer de una plataforma integrada que les permite entregar expedientes electrónicos de manera ágil y oportuna.

El Ministerio de relaciones Exteriores busco una solución integrada para llevar a cabo un proceso de digitalización certificada con fines probatorios y a la vez que el resultado de dicho proceso, es decir, los documentos certificados se entregaran en una plataforma que permitiera entregar de manera segura, ágil y ordenada dichos documentos.

La decisión del Ministerio de Relaciones Exteriores, fue optimizar sus procesos de inversión en plataforma SharePoint y buscar un producto ya construido que contemplará el cumplimiento normativo y legal sobre Expediente Electrónico y Archivo (SGDEA) y que estuviera desarrollado utilizando las tecnologías de SharePoint, y allí escogió IO INNOVATION PLACE empresa especializada en estas tecnologías y con foco en soluciones de Gestión Documental y a CERTICAMARA para el proceso de digitalización certificada con fines probatorios.

Hoy la entidad cuenta con MEMEX, producto para la gestión de expedientes electrónicos, que le permite:

  • Reducir los tiempos de entrega de información: Gracias a poder contar con los documentos e información de manera electrónica, se facilitaron las consultas y con ello la disponibilidad de documentos.
  • Evitar el riesgo de perdidas de documentos físicos: Dado que la digitalización fue con certificada, hoy se puede entregar documentos y expedientes electrónicos, garantizando su autenticidad y seguridad, evitando así la entrega física de documentos y reduciendo el riesgo de su perdida y mejorando su conservación.
  • Ministerio de Relaciones Exteriores
  • Incoder
  • Colombia Compra Eficiente
  • Findeter
  • Invias
  • Institución Universitaria de Envigado
La gestión de información, involucra tres aspectos básicos: los documentos, los procesos y el contenido electrónico (portales), así es que no debemos considerar tratarlos de manera separada, viva un ecosistema integrado con el poder de los ECM. (Enterprise Content Management)

Charles Moreno Hernandez
Director ejecutivo IO Innovación Place