POXTA es un producto desarrollado sobre SharePoint para empresas que responde a las necesidades de la gestión de correspondencia.

POXTA permite la radicación de correspondencia de entrada, salida, interna PQRS tanto en soportes físicos como digitales; además, centraliza e integra la gestión de la correspondencia mediante la asignación de números consecutivos con la su trazabilidad, control, seguimiento y alertas. Todas las funcionalidades de POXTA están desarrolladas en SharePoint*, y aprovechan las características nativas de ésta plataforma. Además, hace uso de Microsoft Office para la generación de documentos.

  • Cumple con los requerimientos establecidos en el Acuerdo 060 de 2001, en lo referente a la gestión de correspondencia.
  • Realiza todo el ciclo de correspondencia desde la recepción hasta el envío, y soporta medios físicos, digitales y electrónicos para su trámite.
  • Permite la creación de Expedientes, basados en la TRD de la organización.
  • Armoniza expedientes físicos y electrónicos, a través de funcionalidades que controlan ambas instancias.
  • Garantiza trazabilidad, seguridad, control y auditoria , en cualquier momento de la operación.
  • Gracias a que POXTA comparte servicios de Sharepoint, aspectos como: el almacenamiento de información, la creación de portales, los flujos de trabajo, entre otros temas estarán disponibles en una misma plataforma.
  • POXTA es una experiencia cercana para el usuario, debido a que tiene la misma navegación de SharePoint y Microsoft Office.
  • POXTA le ofrece una plataforma colaborativa, que propende por el uso de buenas prácticas y la reducción significativa del consumo de papel.
  • Decreto N° 2609 de 2012. Menciona las generalidades de los sistemas de gestión documental, y detalla temas relacionados con la gestión de documentos electrónicos de archivo.
  • Acuerdo N° 002 de 2014. Establece los criterios básicos para la gestión de expedientes físicos y electrónicos.
  • Resolución N° 8934 de 2014. Dispone el plazo a las entidades reguladas por la Superintendencia de Industria y Comercio, para el cumplimiento de directrices de gestión documental.
  • Acuerdo N° 003 de 2015. Ordena lineamientos para la gestión de los documentos electrónicos en las organizaciones.
  • ISO 16175-3. Constituye principios y requisitos funcionales, para documentos en entornos de oficina electrónica y sus sistemas de información.

  • Ministerio de Relaciones Exteriores
  • Incoder
  • Colombia Compra Eficiente
  • Findeter
  • Invias
  • Institución Universitaria de Envigado
*SharePoint: Es la plataforma de ECM (Enterprise Content Management) de Microsoft para la gestión de documentos y colaboración empresarial. Según Gartner, una de las organizaciones más importantes en la investigación de tecnología de información en el mundo, ubica a SharePoint en el ECM Magic Quadrant, en la sección de líderes del mercado.