Casos de éxito

Ministerio de Defensa Nacional

Conoce más acerca de nuestra experiencia con el Ministerio de Defensa Nacional

El MDN al igual que muchas entidades del estado, está llevando un proceso de transformación digital a partir del cual se generan diversos requerimientos en la digitalización de expedientes físicos.

Para lo cual, el AGN recomienda que dichos procesos se hagan teniendo en cuenta los protocolos de Digitalización Certificada con fines archivísticos. Lo cual implica una descripción de los documentos que se deben digitalizar más detallada y regulada. Además, el resultado de dicha digitalización debe ser entregada en un modelo de Expediente Electrónico que cumpla la normatividad vigente.

  • Tamaño: 1200 Usuarios a nivel nacional

Desafío

El Ministerio requería digitalizar imágenes en sus series documentales de historias laborales y expediente pensional con el propósito de lograr el cuidado necesario del documento físico y para responder más fácilmente las solicitudes de sus pensionados en relación a la información de sus expedientes.

Solución

El MDN cuenta con Sharepoint plataforma de administración de contenidos (ECM) por sus siglas en Inglés Enterprise Content Management, la cual provee características tan importantes como:

- Récords Management
- Control de versiones
- Modelo jerárquicos de información
- ID único documental
- Almacenamiento extendido

A través de nuestra solución de Gestión Documental, construímos una capa de negocio que aprovecha los servicios nativos de Sharepoint y provee una aplicación que cumple con la normatividad vigente, logrando conformar Expedientes Electrónicos que aplican las Tablas de Retención Documental (TRD), gestionando el ciclo vital del documento. Adicionalmente cuenta con un el módulo de metadatos dinámicos, a partir del cual se logra obtener la descripción de series, subseries, tipos documentales y metadatos dinámicos que se requieren no sólo para dar cumplimento sino para mejorar y filtrar de manera adecuada las búsquedas.

El despliegue de nuestra solución tomó un periodo de 3 meses, en los que se lograron cargar todas las imágenes (más de 8 TB) de información en el sistema, al igual que crear la estructura e implementación de las tablas de retención documental.

Beneficios

  1. La generación de certificaciones se redujo en un 80% gracias a las consultas electrónicas
  2. El acceso a la información se hace de manera segura de acuerdo a los perfiles del sistema
  3. La conformación de los Expedientes Electrónicos permite visualizar y buscar los documentos de manera eficiente y ordenada
  4. La configuración de las TRD garantiza que el ciclo de vida del documento sea efectivamente aplicado
  5. A la fecha de hoy, más de 30 certificadores de la Unidad de Archivo del Ministerio de Defensa Nacional lograron reducir sus tiempos y atender oportunamente las solicitudes generando certificaciones sobre la información que se deposita allí
Gracias a las soluciones de IOIP pudimos organizar de manera eficiente a través de expedientes electrónicos series documentales de gran importancia para el Ministerio