Archivox

Gestión de Archivo Electrónico

Centraliza los documentos que se producen a diario en tu organización, asegurando la gestión, integridad, disponibilidad, control y perdurabilidad de la misma

Screenshot donde se muestra la composición de un expediente y algunas acciones que se pueden realizar con el mismo
+2000 archivos son consultados en Archivox semanalmente
Logotipo Cliente: Ministerio de Defensa Nacional de Colombia
Logotipo Cliente: Colombia Compra Eficiente
Logotipo Cliente: Contraloría General de la República de Colombia
Logotipo Cliente: Dirección Centro de Rehabilitación Inclusiva (DCRI)

Reduce tiempos y costos en tu operación

Archivox proporciona un enfoque holístico para administrar, mejorar y aprovechar la información de forma que pueda ayudarnos a ganar percepción y generar confianza en decisiones y operaciones empresariales.

Cumplimiento normativo

En Archivox los expedientes generan índices electrónicos para cumplir con los estándares de Gobierno en Línea.

Screenshot del menú de consulta y exportación del índice electrónico dentro de Archivox
Screenshot dónde se muestra la integración con Microsoft Word y todo el ecosistema de Microsoft Sharepoint

Integrado a Sharepoint

Todas las funcionalidades están desarrolladas en SharePoint, y aprovechan las características nativas de ésta plataforma. Además, hace uso de Microsoft Office para la generación de documentos.

Integración con sistemas que no tienen datos de archivo

Contamos con un componente de homologación que nos permite estructurar datos provenientes de sistemas que no tienen una correcta estructura archivística.

Screenshot aplicación de integraciones y homologaciones de Archivox
Screenshot de un documento firmado electrónicamente desde Signax y visualizado en Adobe Reader
Screenshot del menú de edición de metadatos en Archivox
Screenshot aplicativo de migración de Archivox

Firma digital y electrónica

Archivox cuenta con un servicio de firma cualificada en múltiples formatos y en función del tipo de documento que necesites firmar

Documentos PDF (PAdES)
Documentos XML (XAdES)
Documentos binarios (CAdES)

Gestión inteligente de metadatos

Brinda la posibilidad de crear, clasificar y asociar metadatos a Subseries y Tipos documentales. Así como su asociación a expedientes electrónicos y tipos documentales.

Migración Simplificada

Dispone de un componente de migración que automatiza procesos de carga de imágenes y metadatos de documentos digitalizados.

Todo lo que necesitas
en un solo lugar

Contamos con características únicas que harán que vivas la gestión documental como nunca lo haz hecho

Interoperabilidad

Cuenta con una capa de interoperabilidad, compuesta por API’s que permiten la recepción y consulta de documentos.

Estandarización

Los expedientes electrónicos pueden ser exportados en una estructura GEL-XML, lo cual permite que su información se comparta en diferentes sistemas.

Seguridad

Genera Hash a cada documento incluido en el expediente, para garantizar su integridad.

Gestión avanzada

Armoniza los expedientes electrónicos y físicos en el sistema, y además efectúa las transferencias documentales.

Mejor adopción

Ofrecemos una experiencia cercana para el usuario, ya que contamos con la misma navegación de SharePoint y Microsoft 365

Cumplimiento

Los expedientes generan índices electrónicos para cumplir con los estándares de Gobierno en Línea.

Construído para equipos como el tuyo

Encuentra casos de organizaciones similares a la tuya y descubre sus resultados junto a nosotros

Logotipo Cliente: Ministerio de Defensa Nacional de Colombia

Plataforma Eficiente

"Gracias a las soluciones de IOIP y la plataforma de Sharepoint pudimos organizar de manera eficiente a través de expedientes electrónicos series documentales de gran importancia para el ministerio"

Luz Amanda Morales
Coordinadora Sistemas Mindefensa

Ver caso de estudio

¿No sabes si Archivox es para ti?

Tenemos un fantástico equipo siempre dispuesto para apoyarte en el camino