En esta entrada de blog vamos a explorar más a fondo la estructura, requerimientos, normatividad y beneficios de implementar un instrumento archivístico como lo es el programa de gestión documental dentro de tu organización
Un Programa de Gestión Documental o PGD es un mecanismo archivístico creado para que las organizaciones establezcan y documenten a corto, medio y largo plazo el desarrollo continuo de los procedimientos de gestión documental destinados a planificar, procesar, tratar y organizar la documentación producida y recibida desde su creación hasta su destino final con el fin de hacerla accesible y conservarla con las mejores prácticas.
La construcción y ejecución de esta herramienta le permite a las organizaciones consolidar sus objetivos en materia de gestión documental, así como reconocer sus necesidades tecnológicas para alcanzar el cumplimiento de requerimientos normativos y de negocio.
Un programa de gestión documental presenta típicamente la siguiente estructura:
El PGD ejecuta sistemáticamente los ocho procesos de gestión documental: planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencias, disposición, preservación y valoración. Detalla las actividades a ejecutarse en cada uno de estos procesos en plazos planificados a corto (1 año), mediano (2años) y largo (3 y 4 años), establece metas específicas, medibles y alcanzables, minimizando esfuerzos y racionalizando recursos.
Tal como lo establece el decreto 1080 de 2015 la implementación de un PGD se debe dividir en cuatro grandes fases: elaboración, ejecución, seguimiento y mejora del mismo.
Para las fases de elaboración, ejecución y puesta en marcha se deben determinar responsables dentro de la organización que se encarguen de verificar, aprobar, ejecutar y divulgar cada una de las tareas requeridas en el proceso. Luego de tener responsables para cada tarea la organización debe crear un cronograma de trabajo en el cual pueda definir los aspectos a implementar y ubicarlo dentro de un plazo de ejecución corto, mediano o largo dependiendo de la complejidad de la tarea.
Durante la fase de seguimiento se debe hacer monitoreo y evaluación permanente del PGD. Estas acciones se verán reflejadas en el levantamiento de acciones preventivas y correctivas en caso de que la ejecución del plan lo requiera.
Finalmente, en la fase de mejora se deben realizar auditorias internas y visitas de seguimiento a cada una de las dependencias para asegurarse de que se este implementando correctamente el PGF dentro de la organización.
Dependiendo de las necesidades de cada organización el PGD generará programas específicos que permitirá la ejecución de las actividades en pequeñas tareas. A continuación mencionaremos algunas de las herramientas de archivo más usadas.
Un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo puede permitirle a las organizaciones gestionar todo el ciclo de vida documental. Desde la gestión de comunicaciones oficiales, la radicación y gestión de documentos hasta la conformación de expedientes.
Para aquellas organizaciones que tienen contacto recurrente con sus clientes es muy importante la integración de una sede electrónica que facilite el acceso, registro y búsqueda de solicitudes ciudadana.
Office 365 es un servicio de suscripción que proporciona a los usuarios acceso a las últimas versiones de las aplicaciones de Microsoft Office, así como a otras herramientas de productividad como OneDrive y Teams. Estas herramientas pueden hacer más eficiente todo el proceso de gestión y almacenamiento de la información para las entidades
Para el caso de Colombia, toda entidad está sujeta a la siguiente normativa:
El PGD contribuye a que una entidad cuente con la planificación necesaria para que desde el punto de vista administrativo pueda ejecutar las actividades de la mejor forma posible. Algunos de los resultados de esta mejora podrían ser:
La correcta ejecución de un PGD puede permitirle a una organización reducir o eliminar la pérdida de tiempo y recursos, gastos innecesarios, obstáculos y errores.
Desarrollar y ejecutar programas de gestión documental sin duda fortalecen todos los procesos de una empresa, dandole un mayor control de la información y contribuyendo con el crecimiento de la organización. Si deseas conocer más sobre nuestras herramientas y cómo ayudamos a las entidades a ser más eficientes contáctanos.
