¿Qué es un Cuadro de Clasificación Documental y cómo puede beneficiar a su organización?

¿Qué es un cuadro de clasificación documental (CCD)?

Un cuadro de clasificación de documentos es una herramienta utilizada por las organizaciones para ayudarles a categorizar sus documentos. Al tener todos sus documentos categorizados, es mucho más fácil para los empleados encontrar lo que están buscando y hace que la organización sea más segura.

El principal objetivo de un CCD es proporcionan un medio para clasificar los documentos en distintas categorías que luego pueden utilizarse para controlar el acceso al documento.

¿Cómo se elabora un CCD?

Un CCD se crea en dos etapas:

1. En la primera etapa, la organización identifica las características y actividades institucionales para la asignación de las diferentes categorías bajo un orden jerárquico. Para jerarquizar correctamente debemos establecer relaciones entre cada una de las categorías definidas y codificar cada uno de los niveles.
2. En la segunda etapa, la organización verifica la clasificación que se acaba de establecer. Una vez aprobada la clasificación, se implementa en la gestión del expediente. Por último, la organización debe crear material para los usuarios del cuadro.

¿Cuáles son las características de un buen sistema de clasificación de documentos?

Hay muchas características de un buen sistema de clasificación de documentos. En este caso vamos a explicar las 3 más importantes

1. El cuadro estará formado por todos aquellos documentos producidos en la organización a partir de las actividades que realice.
2. Cuenta con una destacable seguridad gracias a que todas las series documentales están codificadas y estructuradas jerárquicamente (de lo amplio a lo específico).
3. El sistema de clasificación debe poder integrarse con otros sistemas, como por ejemplo un sistema de gestión documental.

¿Cuales son los niveles de clasificación documental?

Los niveles de clasificación de los documentos son los siguientes:

• Fondo: Es el conjunto de documentos generados por una organización en el desarrollo de sus actividades.
• Sección o Subsección: Son los dos primeros niveles de un DIRCE y corresponden a las diferentes áreas o departamentos que componen una organización.
• Serie documental: Corresponde a todos aquellos grupos de documentos que tienen un origen común y que están relacionados entre sí porque se refieren al mismo tema, proyecto o proceso.
• Subserie documental: Corresponde a un conjunto de documentos dentro de una serie que tienen ciertas similitudes en su contenido, estructura o forma.
• Unidad documental: La expresión documental más simple. Es un documento aislado o un grupo de documentos estrechamente .
• Unidad documental compleja: Es un conjunto de unidades documentales que se relacionan entre sí y forman un todo. Estas unidades pueden ser de diferentes tipos y proceder de distintas fuentes.

Ventajas de integrar un Cuadro de Clasificación Documental

El uso de un sistema de clasificación de documentos tiene muchas ventajas de acuerdo a sus funciones. En lo que respecta a la seguridad, un CCD puede ayudar a una organización a evitar acceso no autorizado a la información ya que la asignación de permisos se basará en una estructura clara y planificada. De esta manera se garantiza que sólo el personal autorizado tenga acceso a la información que necesita.

Otra ventaja de utilizar un DCC es que ayuda a mejorar la eficiencia de una organización. Un sistema de clasificación bien diseñado e implementado puede ayudar a una organización a ahorrar tiempo y dinero al facilitar la búsqueda de la información que necesita.

Un sistema de clasificación de documentos también puede ayudar a una organización a mejorar su comunicación con otras organizaciones. Al utilizar un sistema común, las organizaciones pueden compartir la información con mayor facilidad y eficacia.

Por último, un sistema de clasificación de documentos puede ayudar a una organización a cumplir sus obligaciones legales. Al clasificar los documentos, una organización puede asegurarse de que cumple con las leyes y reglamentos que rigen la divulgación de información.

En conclusión, los CCD pueden ser una herramienta valiosa para cualquier organización. Al utilizarlos una organización puede mejorar su seguridad, eficiencia y comunicación con otras organizaciones. Además, un sistema de clasificación de documentos puede ayudar a una organización a cumplir sus obligaciones legales.

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