En esta entrada del blog, hablaremos de los factores más importantes que hay que tener en cuenta a la hora de organizar los archivos de su organización. Hay muchos conceptos que deben tenerse en cuenta a la hora de establecer una estructura archivística, pero seguir unos cuantos principios básicos le ayudará a empezar.
La capacidad de una organización para funcionar eficazmente depende, en parte, de la existencia de una estructura de archivo adecuada. Esto significa tener una comprensión clara de cómo deben gestionarse y organizarse los documentos de archivo para garantizar su preservación y utilidad. Hay muchas directrices y conceptos que deben tenerse en cuenta a la hora de establecer una estructura archivística, pero seguir unos cuantos principios básicos le ayudará a empezar. En esta entrada del blog, hablaremos de los factores más importantes que hay que tener en cuenta a la hora de organizar los archivos de su organización.
La organización de los documentos es el proceso de planificación y control de cómo se almacena, recupera y utiliza la información. Esta compuesto por tres etapas, la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos. El objetivo de una buena organización documental es facilitar a los usuarios la búsqueda de la información adecuada cuando la necesitan.
La organización documental también se encuentra presente en sus instrumentos de control, como lo son los inventarios documentales, las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental. A continuación podrás encontrar un glosario donde se describe cada uno de los conceptos que son relevantes en el proceso.
Los documentos electrónicos son aquellos que existen en formato digital, a diferencia de los documentos en papel. Pueden ser creados, editados y almacenados electrónicamente y a menudo contienen contenido multimedia.
Las tablas de retención documental son el referente fundamental a la hora de hablar de organización de archivos de gestión y conformación de expedientes. Se utilizan para definir cuánto tiempo deben conservarse los documentos y cuáles pueden destruirse.
Las TVD son un listado de asuntos o series y subseries documentales a los cuales se les determina un tiempo de permanencia en el archivo central, así como su disposición final.
Los calendarios de conservación se utilizan para saber cuándo los documentos han llegado al final de su período de conservación y deben ser destruidos.
Los metadatos son datos que describen otros datos. Ayudan a organizar y rastrear los documentos y pueden utilizarse para realizar búsquedas.
Un fondo documental es un conjunto de documentos que se han reunido porque están relacionados entre sí y forman una unidad funcional.
Una sección es una subdivisión de un fondo. Contiene registros que están relacionados entre sí y que han sido creados o recibidos por la misma unidad o individual. Una subsección es una subdivisión de una sección. Contiene registros relacionados pero no creados o recibidos por la misma unidad o individuo.
Una serie documental es un grupo de documentos que están relacionados entre sí y que han sido creados o recibidos por la misma unidad o individuo. Una subserie es un grupo de documentos que están relacionados entre sí, pero que no han sido creados o recibidos por la misma unidad o individuo.
Los documentos pueden clasificarse según su tipo. Los tipos más comunes son los documentos administrativos, financieros, jurídicos, técnicos e históricos
El primer paso para crear una estructura de archivo es entender su negocio y sus necesidades. ¿Qué tipo de información produce y registra su empresa? ¿Cuáles son los aspectos más importantes de su empresa? ¿Cuáles son las tareas más habituales que realizan sus empleados?
Una vez realizado el diagnostico, puede empezar a desarrollar un plan de organización de los documentos. Donde será determinante que aplique la estructura archivística expuesta anteriormente. Este plan describirá cómo debe estructurarse y nombrarse la información para que sea fácil de encontrar y utilizar.
Al crear una estructura de archivo, es importante tener en cuenta las siguientes directrices:
Adicionalmente, y como en cualquier planificación debe tener en cuenta el alcance y el contenido del proyecto, así como su metodología, herramientas, tiempo de ejecución, costos y demás. Es especialmente relevante que incluya las tres fases de la metodología archivística mencionadas al inicio de este post, clasificación, ordenación y descripción.
Una vez el plan ha sido aprobado por parte de la institución, la ejecución es el siguiente paso. En esta etapa entra al juego una herramienta clave como lo es el gestor documental. Un gestor documental es es responsable del funcionamiento diario del archivo y se encarga de crear, organizar y conservar los documentos
El gestor de documentos debe estar familiarizado tanto con la estructura de los archivos como con las necesidades comerciales de la empresa. Se encargará de que los documentos se archiven correctamente y de que puedan recuperarse cuando se necesiten. Básicamente es la herramienta sobre la que desplegamos todo lo planeado anteriormente siguiendo la estructura correcta.
La mejor manera de decidir qué método es el mejor para su organización es experimentar y ver qué funciona mejor. Es posible que descubra con la ejecución que una combinación de métodos funciona mejor, o que necesita cambiar su enfoque a medida que su negocio cambia.
En esta etapa será importante que revise la consecución de objetivos y el estado de métricas claves para el negocio para que pueda evaluar si la estructura está siendo la más adecuada para su negocio. En caso de que no, puede optimizar el modelo y realizar todos los ajustes requeridos a su herramienta de gestión documental.
Para obtener más información sobre la creación de una estructura de archivo, ponte en contacto con nosotros en comercial@ioip.com.co
