Imagínate que eres propietario de una empresa y que tienes que gestionar todo el papeleo que pasa por tu oficina a diario. Rápidamente te darás cuenta de que no sólo consume tiempo, sino que también es muy ineficiente e ineficaz. Por no mencionar el hecho de que puede ser muy difícil encontrar documentos específicos cuando los necesita. Aquí es donde resulta útil un sistema de gestión de documentos. En este artículo, hablaremos de las características, funcionalidades y beneficios de utilizar un sistema de gestión documental.
Un sistema de gestión documental (DMS) es una aplicación de software que permite a las empresas almacenar, gestionar y hacer un seguimiento de los documentos electrónicos y los archivos digitales. Un DMS puede ayudar a las organizaciones a organizar su información, colaborar de forma más eficaz y compartir documentos de forma segura tanto interna como externamente. Hay muchos tipos diferentes de DMS software disponibles, que van desde aplicaciones sencillas hasta sistemas complejos que incluyen herramientas de flujo de trabajo y colaboración.
Hay tres categorías principales de sistemas de gestión de documentos: La gestión de contenidos empresariales (ECM), el software de tratamiento de imágenes de documentos (DIS) y el DMS de código abierto. Los ECM permiten a las empresas gestionar sus contenidos de forma escalable a sus necesidades empresariales. Las aplicaciones DIS se utilizan para gestionar y almacenar imágenes digitales de documentos en papel. Los DMS de código abierto son aplicaciones de software desarrolladas por una comunidad de usuarios y suelen ser de uso gratuito.
Si una empresa no tiene un sistema de sistema de gestión de documentos, tendrá que hacer frente a muchos problemas. El primero es que no habrá un depósito centralizado para todos los documentos relacionados con la empresa. Esto significa que los empleados pueden no tener acceso a los archivos cuando los necesiten, y también pueden no saber dónde se puede encontrar la información importante.
En segundo lugar, si una empresa no utiliza el software DMS de forma transversal, es decir, entre departamentos, la información no se compartirá de forma eficaz y la colaboración será difícil.
Por último, la falta de gestión de documentos puede conllevar riesgos de seguridad, ya que la información confidencial puede no estar debidamente protegida.
Hay muchos sectores que requieren un sistema de gestión de documentos. Los más comunes son: legal, contabilidad, banca y seguros. Estos sectores tienen procesos muy complejos y necesitan seguir y gestionar grandes volúmenes de documentos. Otros sectores que pueden beneficiarse del uso de un DMS son la sanidad, la educación y la administración pública.
A continuación podrás ver a detalle el tipo de documentos administrados por cada sector para ver lo versátil que es un sistema de gestión documental y cómo puede brindarle beneficios a cualquier entidad.
Sector bancario (comprobantes de depósitos, justificantes de transacciones, retiros de cuentas de ahorros, depósitos de cuentas corrientes, transferencias bancarias, cheques de gerencia, contratos y pagarés).
Sector educativo (material escolar, exámenes, documentos, certificados, boletines de notas, correos electrónicos, documentos sobre el comportamiento o los problemas de asistencia de los alumnos, listas de clase o informes).
Sector automovilístico (permisos de conducir, carnets, tarjetas de inspección técnica, documentación de vehículo o multas por infracciones).
Sector legal (certificados, actas, circulares, poderes, autorizaciones, firmas personales, documentos legales y de procesos judiciales, testamentos, contratos de trabajo de propiedad o facturas).
Sector sanitario (informes médicos, historiales de pacientes, pruebas, análisis y citas médicas).
Las principales razones por las que un sistema de gestión de documentos es importante son la conservación, la gestión y el seguimiento de los documentos. Las principales funciones de un SGD incluyen permitir a los usuarios crear, modificar, revisar, aprobar y publicar documentos. Entre otras funciones podremos encontrar las siguientes:
Un DMS puede automatizar los procesos empresariales, como el enrutamiento, la aprobación de documentos y la creación de flujos de trabajo. Esto acelera el proceso y reduce las posibilidades de que se cometan errores.
Permite hacer un seguimiento de los cambios que se han realizado en un documento y de quién los ha hecho. Esto es importante por razones legales o de cumplimiento, ya que garantiza que el documento no ha sido modificado ilegalmente.
La capacidad de buscar documentos de forma rápida y sencilla es esencial en una empresa con un gran número de archivos. Un DMS permite encontrar el documento adecuado en cuestión de segundos, independientemente de dónde esté almacenado.
Un DMS puede proteger la información confidencial mediante funciones de seguridad como el cifrado de datos, la protección con contraseña y las restricciones de acceso.
La capacidad de compartir documentos con los compañeros es esencial en cualquier empresa. Un DMS permite enviar documentos de forma segura por correo electrónico o utilizar un sistema de mensajería interna. También se pueden añadir comentarios o notas a un documento que otros pueden ver.
El uso de un software de gestión documental tiene muchas ventajas, entre ellas:
Los accesos en un DMS son gestionados para que los empleados puedan acceder a los documentos según sus funciones o jerarquías. Esto significa que los archivos confidenciales están protegidos y sólo las personas adecuadas tienen acceso a mejora de la colaboración
Si los diferentes departamentos de una empresa utilizan un software DMS de forma interfuncional, es decir, a través de una red compartida, esto no sólo facilita la comunicación entre los empleados sino que también reduce la posibilidad de errores.
Hoy en día, la mayoría de las empresas son conscientes de la importancia de la seguridad. El software de gestión de documentos puede utilizarse para proteger los archivos importantes y la información confidencial mediante el cifrado y la protección con contraseña. Esto significa que sólo las personas con derechos de acceso pueden entrar en estos documentos.
Las empresas de algunos sectores tienen requisitos legales estrictos en lo que respecta al almacenamiento de documentos y gestión. Un sistema de gestión de documentos puede ayudar a mejorar el cumplimiento de estos requisitos normativos organizando e indexando los documentos según criterios específicos. Esto también facilita el trabajo de los auditores.
Esto se debe a que los archivos se almacenan digitalmente en un ordenador o servidor en lugar de en carpetas, armarios y cajones. Además, muchos DMS permiten almacenar los archivos en la nube, de modo que se puede acceder a ellos desde cualquier lugar y en cualquier momento y no hay que preocuparse por la pérdida de documentos importantes
Los archivadores, las carpetas y los armarios ocupan espacio y hacen que su búsqueda al ser manual pueda tardar mucho más tiempo. Cuando los documentos se almacenan en un DMS, se puede acceder a ellos rápida y fácilmente sin tener que buscar entre interminables pilas de papel.
Cuando los empleados tienen acceso a la información correcta en el momento adecuado, mejora su eficiencia y productividad. Un sistema de gestión documental permite a los empleados hacer un seguimiento, compartir y gestionar los documentos de forma digital en lugar de tener que buscar en los archivos de papel. Esto también puede ayudar a reducir costes y ahorrar tiempo a las empresas.
Cuando una empresa tiene muchos departamentos diferentes que utilizan archivos físicos, aumenta el riesgo de perderlos (podrían tirarse por accidente por ejemplo). Se pueden hacer copias de seguridad de los archivos digitales con facilidad y el acceso está restringido al personal autorizado, lo que reduce el riesgo de pérdida o extravío de documentos.
En conclusión, disponer de un sistema de gestión de documentos es una excelente manera de organizar y gestionar los documentos de cualquier organización. Ayuda a las empresas a trabajar de forma mas inteligente, no más dura, reduciendo sus costes e ineficiencias al tiempo que mejora la eficiencia y la seguridad.
Si deseas más información sobre sistemas de gestión documental no dudes en contactarnos, estaremos encantados de contarte más acerca de nuestros productos.
