En el dinámico mercado actual, las empresas deben ser capaces de adaptarse rápidamente a los cambios. A menudo tienen sistemas y software diseñados para su estado actual, pero carecen de la flexibilidad necesaria para realizar ajustes de forma ágil. Para hacer frente a estos nuevos problemas sin dejar de competir en el sector, necesitarán una estrategia de cambio y tecnología, por lo que deben utilizar un BPM.
¿Qué es un BPM?
Un BPM, o Business Process Management, es un sistema que permite a las organizaciones mejorar sus procesos de negocio. Lo hace proporcionando un marco para analizar, diseñar, modelar, ejecutar, supervisar y optimizar esos procesos. En otras palabras, ayuda a las empresas a optimizar sus operaciones y hacerlas más eficientes.
El enfoque BPM implica la adopción de una serie de acciones o procedimientos destinados a cambiar el funcionamiento de la empresa para mejorar los procesos y promover la colaboración con el cliente. Existen diferentes tipos de enfoques aplicados a BPM, cada uno con sus propias ventajas. Los dos tipos más comunes son el BPM en cascada y el BPM ágil.
El BPM en cascada es un tipo de BPM más tradicional que sigue un proceso secuencial. Esto significa que adopta un enfoque paso a paso para mejorar los procesos de negocio. Es es el más adecuado para las organizaciones que tienen procesos bien definidos y saben lo que quieren conseguir.
El BPM ágil, en cambio, es un tipo de BPM más flexible que permite realizar cambios a lo largo del proceso. Esto se debe a que reconoce que los procesos empresariales cambian y evolucionan constantemente. Es el más adecuado para las organizaciones que están en constante cambio y necesitan ser capaces de adaptarse rápidamente.
Ambos enfoques tienen sus propias ventajas y desventajas. Corresponde a la organización decidir cuál es el más adecuado para ella.
Tipos de BPM
Los tres tipos principales de gestión de procesos empresariales son los orientados a la integración, los centrados en las personas y los centrados en los documentos.
BPM centrado en la integración
Este tipo de BPM se centra en la integración de sistemas y software. Ayuda a las organizaciones a optimizar sus operaciones automatizando los procesos y haciéndolos más eficientes
BPM centrado en el ser humano
Este tipo de BPM se centra en las personas involucradas en el proceso de negocio. Ayuda a las organizaciones a mejorar las interacciones entre personas y sistemas. También ayuda a mejorar la comunicación y la colaboración dentro de una organización
BPM centrado en los documentos
Este tipo de BPM se centra en los documentos involucrados en el proceso de negocio. Ayuda a las organizaciones a gestionar sus documentos de forma más eficaz y eficiente.
¿Ciclo de vida del BPM?
El ciclo de vida del BPM consta de cinco pasos:
- Definir el proceso: Este es el primer paso en el ciclo de vida de BPM. En este paso, tendrá que identificar y definir los pasos involucrados en su flujo de trabajo. Esto le ayudará a entender su proceso y a identificar las áreas de mejora.
- Diseñar el proceso: El paso más importante es el diseño del proceso. Tendrá que crear un modelo del proceso y definir las funciones y responsabilidades de cada persona implicada en él.
- Modelar el proceso: Este paso consiste en modelar el proceso empresarial mediante una representación gráfica. Esto le ayudará a entender cómo interactúan los pasos entre sí y a identificar cualquier problema potencial.
- Ejecutar el proceso: En este paso, pondrá en marcha el proceso y lo probará para ver si funciona.
- Supervisar y optimizar el proceso: Este es el último paso del ciclo de vida del BPM. Tendrá que hacer un seguimiento del progreso del proceso y realizar los cambios necesarios para mejorar la eficiencia.
Los cinco pasos del ciclo de vida del BPM son esenciales para las organizaciones que quieren mejorar sus procesos de negocio. Si comprenden y aplican estos pasos, podrán obtener mejores resultados y optimizar sus operaciones.
Casos de uso de un Gestor de Procesos de Negocio
Ahora que entendemos qué es un BPM y los diferentes tipos de BPM, echemos un vistazo a algunos casos de uso comunes.
BPM para la distribución de contenidos
Las empresas de medios de comunicación pueden utilizar el BPM para automatizar el proceso de preparación y entrega de contenidos. Un sistema BPM puede diseñarse para interactuar con los sistemas de gestión de contenidos, gestión de derechos, tráfico de contenidos y órdenes de trabajo. Esto ayudará a las empresas de medios de comunicación a mejorar su eficiencia y ahorrar tiempo.
BPM para el servicio de atención al cliente
Las organizaciones pueden utilizar el BPM para el servicio al cliente con el fin de mejorar las interacciones con los clientes. Un sistema BPM puede utilizarse para diseñar flujos de procesos para los representantes del servicio al cliente. Esto ayudará a organizar y agilizar el proceso de atención al cliente.
BPM para el procesamiento de pedidos
Las organizaciones que procesan pedidos pueden utilizar un sistema BPM para automatizar el proceso de pedidos. Esto ayudará a acelerar el proceso de pedidos y mejorar la precisión.
BPM para recursos humanos
Las organizaciones pueden utilizar un sistema BPM para recursos humanos con el fin de automatizar el proceso de contratación. Un sistema BPM puede utilizarse para diseñar flujos de procesos para las solicitudes de empleo, las entrevistas y la contratación. Esto ayudará a acelerar el proceso de contratación y a mejorar la precisión.
BPM para las finanzas
Las organizaciones pueden utilizar un sistema BPM para las finanzas para automatizar el proceso financiero. Esto ayudará a las organizaciones a hacer un seguimiento de sus finanzas y a mejorar la precisión.
BPM para la sanidad
Las organizaciones sanitarias pueden utilizar un sistema BPM para automatizar el proceso sanitario. Un sistema BPM puede utilizarse para diseñar flujos de procesos para la atención al paciente, la facturación y el procesamiento de reclamaciones . Esto ayudará a mejorar la eficiencia y la precisión del proceso sanitario.
BPM para la banca
Los bancos pueden utilizar un sistema BPM para automatizar el proceso bancario. Un sistema BPM puede utilizarse para diseñar flujos de procesos para el procesamiento de préstamos, el procesamiento de tarjetas de crédito y la gestión de cuentas. Esto ayudará a los bancos a mejorar la eficiencia y la precisión de sus operaciones.
BPM para gobiernos y entidades públicas
Los gobiernos y las entidades públicas pueden utilizar un sistema BPM para automatizar los procesos gubernamentales. Un sistema BPM puede utilizarse para diseñar flujos de procesos para el procesamiento de impuestos, la administración de beneficios y el cumplimiento. Esto ayudará a los gobiernos a mejorar la eficiencia y la precisión de sus operaciones.
Ventajas de tener un BPM:
Son muchas las ventajas de contar con un BPM en su organización. Algunas de las más importantes son
- Mejora de la eficiencia: Al automatizar los procesos y hacerlos más eficientes, un BPM puede ayudar a su empresa a ahorrar tiempo y dinero.
- Mejora de la calidad: Un BPM puede ayudarle a mejorar la calidad de sus productos o servicios al garantizar que todos los procesos estén estandarizados y sean coherentes.
- Mayor agilidad: Con un BPM en funcionamiento, su empresa puede adaptarse rápidamente a cambios en el mercado o en su sector.
- Mejora del servicio al cliente: Al agilizar sus procesos, un BPM puede ayudarle a proporcionar un mejor servicio al cliente.
- Mayor cumplimiento: Un BPM puede ayudarle a cumplir con todas las regulaciones y normas necesarias.
¿Cómo Implementar un BPM?
Si está interesado en implementar un BPM en su organización, he aquí algunos consejos para ayudarle a empezar
- Evalúe sus necesidades: El primer paso es evaluar sus necesidades e identificar los procesos que podrían beneficiarse de un BPM.
- Elija el tipo de BPM adecuado: Una vez que sepa qué tipo de BPM es el adecuado para usted, elija uno que cumpla con sus requisitos específicos. – Consiga la aprobación de su equipo: El siguiente paso es conseguir la aceptación de su equipo. Esto será esencial para el éxito de la implantación de un BPM.
- Formar a su equipo: Una vez que tenga el visto bueno de su equipo, es el momento de empezar a formarles en el uso del BPM.
- Comenzar con un proyecto piloto: Una vez que su equipo esté capacitado, comience con un proyecto piloto para ver cómo funciona el BPM en la práctica.
- Ampliar gradualmente: Tras el éxito de su proyecto piloto, puede empezar a ampliar el uso del BPM en toda su organización.
Como puede ver, un sistema BPM puede utilizarse para una gran variedad de procesos empresariales. Al utilizar uno, las organizaciones pueden mejorar la eficiencia y ahorrar tiempo. Además, también pueden mejorar el servicio al cliente y la precisión financiera. Entonces, ¿Qué esperas para integrarlo a tu organización?
Si tiene alguna pregunta, no dude en ponerse en contacto con nosotros. Somos especialistas en Gestión Documental en SharePoint y hemos desarrollado Procesox, un BPM que podrá ayudarle a alcanzar sus objetivos de negocio. Puedes aprender más sobre Procesox siguiendo este link.