El Ministerio logro mejorar en un 30% la entrega de tramites a sus entidades sectoriales a través de su Sede Electrónica

El Ministerio de Defensa Nacional, es la máxima autoridad en materia de defensa, seguridad y asuntos militares de la República de Colombia

Al igual que muchas entidades del estado, está llevando un proceso de transformación digital que tiene dentro de sus objetivos mejorar la disponibilidad de sus plataformas electrónicas, es por eso que ha venido implementando arquitecturas Cloud con Microsoft Azure

Dentro de dicho proceso se planteo el objetivo de actualizar su Sistema de Gestión Electrónica de Documentos (SGDEA) y así pasarlo de un modelo “On Premise” a una versión Cloud.

Desafío

El Ministerio con el objetivo planteado anteriormente debió analizar las variables mas significativas en los proyectos tecnológicos como son: Costos, tiempo, Seguridad de la información, normatividad y así determinar la mejor opción.

Solución

Buscando la optimización de sus inversiones en plataforma tecnológica y teniendo a Microsoft como gran aliado, se plantea continuar con la iniciativa de tener a SharePoint Online como su ECM (Enterprise Content Manager) es decir, el administrador de su contenido digital incluidos los documentos electrónicos de archivo, teniendo en cuenta que SharePoint Online es una plataforma y que no cuenta con reglas de negocio especificas para el cumplimiento normativo que exige el Archivo General de la Nación (AGN) se implementa el Módulo de Tramites, el cual se instala sobre Microsoft Azure integrándome de manera eficaz con su Suscripción de Microsoft 365 y su Azure Active Directory

Dada la facilidad en el despliegue con que cuentas las soluciones en Arquitecturas Cloud, la puesta en operación tardo solo un periodo de 3 meses.

Beneficios

1. La incorporación de la solución en plataforma Microsoft Azure, redujo significativamente los costos de administración los esfuerzos de mantenimiento, la reducción de servidores físicos y mejoró a disponibilidad del sistema.
2. El aprovechamiento de la suscripción actual de Microsoft 365 para al almacenamiento de los documentos evito costos adicionales de almacenamiento.
3. La integración del modulo de Trámites al SGDEA es nativa y eficiente.
4. Se cuenta con una Arquitectura que facilita la integración con otras aplicaciones.
5. El Ministerio logro entregar las solicitudes de PQRSD a sus entidades adscritas a través de la Sede electrónica, pudiendo tener la trazabilidad y control de todo el sector.
6. Maximización en el uso de plantillas en documentos de alto uso, con la suscripción de Word Online manteniendo todo la información en línea y disponible.

Planes futuros

Dado que la transformación digital es un proceso continuo, se tiene como objetivos principales:

• Elaboración de flujos documentales para las diferentes áreas del Ministerio.
• Análisis de la información utilizando los servicios que provee Microsoft Azure para brindar cada vez mas datos oportunos que agreguen valor a la relación con ciudadanos y entidades adscritas.